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Ctrlbox Project用户手册

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zhangxian

访问64 赞0 评论0 2017/09/12

一、   产品介绍

1.1 Ctrlbox产品家族
Ctrlbox是一款一站式企业管理软件云平台。有多个可以独立使用又可以互相融合使用的应用构成。


中文名

英文名

价值

可卓项目管理

Ctrlbox  project

覆盖各个行业的项目管理应用;还可以应用于制造企业的生产计划管理。

可卓人力资源管理

Ctrlbox HR

一款强大的组织人力资源管理应用,改变了传统HR软件本质上只是“HR内部档案管理”的弊病。

可卓客户管理

Ctrlbox CRM

一款适应于各个行业的客户关系管理应用,包括客户、销售、服务、市场、订单、产品等丰富的模块。并支持TO B或TO C型客户管理业务形态。

可卓学习

Ctrlbox leaning

一款企业内部在线学习、考试应用。基于员工岗位和等级,自动推送学习内容,并生成学习计划。

可卓合同

Ctrlbox Contract

统一管理企业内部各种合同,包括劳动合同、采购合同、销售合同;并支持父子合同模式。支持合同在线审批、存档等。

可卓财务

Ctrlbox Finance

跟踪管理企业支出、合同收款、发票、预算等经营财务业务,并通过总账科目功能与第三方会计软件集成。

可卓文档

Ctrlbox doc

强大的文档管理应用,满足客户档案管理、制度文件管理、知识库管理、文档协作等多种应用场景。并具备审批、权限、版本记录等多种功能;支持在线思维脑图、笔记等在线文档,以及本地文档管理。

可卓即时消息

Ctrlbox Chat

灵活轻便的即时消息应用,支持文字、文件传输、表情、视频、语言通信;并与Ctrlbox各产品应用集成,以实现应用内沟通,和跨应用沟通。

可卓邮件

Ctrlbox Mail

一款邮件web客户端应用,支持主流邮箱;并与Ctrlbox各产品应用集成,支持应用内邮件发送,并自动根据邮件内容与客户、项目等信息形成内容聚合。

可卓社区

Ctrlbox

一款企业内部社区应用,支持问答、论坛、相册、资讯、投票问卷等内容模型。可以灵活自定义版块和权限。

可卓审批

Ctrlbox Flow

一款基于强大的工作流引擎支持的工作流应用,支持企业各种审批场景要求。可以自定义表单和流程。

可卓预订

Ctrlbox

简便易用的预订管理应用。可以自定义预订对象,如会议室、车辆、演示厅等。

可卓协同

Ctrlbox OA

基于Ctrlbox众多产品构建的办公协同应用,能满足不同行业不同企业的办公协同应用,满足个性化的协同目标,比如财务协同、管控协同等。国内唯一真正松耦合化的办公协同应用。

可卓ERP

Ctrlbox ERP

基于Ctrlbox众多产品构建的ERP,能满足不同行业不同企业的ERP应用个性化需求,比如服务行业ERP、制造业ERP、零售行业ERP等。国内唯一真正松耦合化的ERP应用,改变了企业购买的ERP无法个性化的问题。


1.2 Ctrlbox Project应用
Ctrlbox Project应用是Ctrlbox企业软件应用家族中的重要一员。该应用帮助企业构建高科应用性的、高性能的、高灵活性的企业项目管理平台,帮助企业统一把控项目和计划,快速追踪工作进展,全面透彻地了解过程,分析结果,使工作项目能够按照预定的需求、成本、进度、质量顺利完成,最终实现企业的卓越运营。 

  

二、Ctrlbox Project应用基本概念


2.1 什么是任务

不同的组织使用Ctrlbox Project应用管理和追踪不同类型的任务。 根据你企业的具体需求来决定如何使用Ctrlbox Project。一个任务可以是完成一个幅图片的设计,一个文档的编写,一个需要解决的技术难题或者是需要召开的一个讨论会议等。

 

2.2 什么是任务列 

一个项目任务列是这个项目中某一类任务的分类集合。每个项目都可以根据项目的要求,横向设置多个任务列;也可以根据需要,纵向设置多级任务列,即一级任务列-二级任务列-三级任务列……。原则是层级不限,但一般建议最好不要超过三级。

例如, 一个软件研发项目可以设置“需求分析”,“界面设计”,“开发”等横向的同级别的一级任务列。“需求分析”一级任务列下,可以继续设置“需求调研”、“方案设计”等第二级任务列。

 

实施上,任务列来自项目管理中的WBS。在项目管理中,项目经理会将项目,分解为一系列WBS(工作分解结构),通常理解为一系列工作或待处理事项。 这是一个项目管理中,尤其是项目计划阶段来说最重要的工作。而一个任务列就是WBS中的一类工作或待处理事项。任务列中的一个个任务,就是WBS中最小的工作包。

 

当然,用户可以根据企业实际需求,通过管理后台,为每个项目设置相同并且固定的任务列,也可以不设置固定的任务列,有项目组成员根据项目自身特点自行创建。

 

2.3 什么是项目

Ctrlbox Project的项目是根据你的企业组织需要定制的,一个项目是众多任务的集合。

例如, 一个Ctrlbox Project项目可以是:

一个软件、医药、机械研发项目

一项市场推广活动

一个施工项目

一场年会

其他任务采用项目化管理的经营管理活动

每个任务必须属于一个项目。 每个项目都有 项目名称 (例如2017年度年会) 以及 一个 项目关键字 (例如 会议)。 项目关键字是项目中所有 问题编号 的前缀,例如 Meeting-101, Meeting-102, 等:

 

2.4 什么是项目集

项目集是一类项目的集合,项目集里的项目即可以彼此毫无关系,也可以彼此有一定相关性。但一定在项目的类型、管理模式等方面存在一定的共性。

一个项目集可能是一个部门的项目的集合,也可能是一类项目的集合,也可能是一个大型项目被拆解的一个个子项目。

 

当然,管理员可以根据企业实际需求,通过管理后台,设置企业的项目集。项目管理人员只能在设置好的项目集中创建项目。

 

2.5 什么是任务视图

Ctrlbox Project应用支持多种展示和浏览任务的方式,以满足不同场景下对任务查看方式的差异化要求。各种视图之间可以通过视图切换器任意切换。

 

2.5.1 卡片视图

以卡片的方式展示任务及信息,一个卡片就是一个任务。卡片视图是CTRLBOX PROJECT应用中默认的任务展现方式。卡片式视图是一种让用户在视觉上感受很舒适的任务展现方式,同时也带来了让人愉悦的任务信息“速览”体验。

 

2.5.2 列表视图

以列表的方式展示任务及信息,并以树状结构展示出任务的层级关系,一条信息就是一个任务。列表视图是一种可以让用户在同一页面内,浏览到最大化数量的任务的展现方式。

 

2.5.3 日历视图

以日历的方式展示任务及信息。日历视图包括包括日、月和周视图,方便用户查看自己每天、每周、每月的任务计划等。

 

2.5.4 甘特图

一种预定义的视图,在视图的左侧以树状结构的形式显示任务结构及任务信息,在视图的右侧显示与任务工期对应的永道条形图。

 

2.5.5 网络图

网络图是项目计划的另一种表现形式,网络图中的每个结点代表一项任务,节点之间的连线表示任务之间相关性。与“甘特图”的区别是没有树状的任务分解结构,但是网络图对于明确任务之间的相关性有比较大的优越性,而且可以通过节点表示很丰富的任务相关信息,

 

2.5.6 燃尽图

燃尽图是在项目完成之前,对需要完成的工作的一种可视化表示。燃尽图有一个Y轴(工作)和X轴(时间)。理想情况下,该图表是一个向下的曲线,随着剩余工作的完成,“烧尽”至零。燃尽图向项目成员提供工作进展的一个可视化公共视图。

 

CTRLBOX的项目管理应用中还有更多个性化任务视图,您可以通过插件商城浏览并根据需要安装您的个性化视图。

 

2.6 项目成员

每一个项目都有一个参与者构成的团队。这些参与这一般来自组织内部。团队内部根据职责,担任不同的角色,包括项目管理者、项目执行者、监督者等等。

在Ctrlbox Project应用中成员管理是重要的功能模块。在这个模块中,可以定义项目中的成员,并可以实现对每一个成员的个性化权限设置。                                  除组织内部的团队成员外,本模块还可以管理客户、项目相关者等外部人员。可以允许他们以游客的身份,临时获得参与、浏览某一个或多个具体任务,或者参与、浏览整个项目的权限。

这种贴心的功能设计,可以满足类似这样的场景:客户希望能直接在任务页面中,与参与该任务的成员讨论、沟通,查看任务的成果物,比如最新设计稿,并通过任务页面中的白板功能,在线讨论设计稿的修改。并将这些记录保存在任务页面中,从而避免因为邮件沟通带来的各种问题。

 

本模块可以与您已经购买的Ctrlbox HR应用集成,从而与人力资源部门实现信息和工作协同。

 

2.7 资源

项目拥有者在项目开始后会制定合理的项目资源计划,主要输出是一份资源需求清单,包含人力资源,设备和材料等。同时也通过资源计划,来落实和管理项目成本等预算项。

Ctrlbox Project应用中提供了一个“资源库”,可以管理组织内项目中可能会使用到的各种资源。这些资源库中包括了资源的各种信息,比如名称、所属类别、价格等各种明细;以及资源在各种项目中的历史使用情况,当前使用情况,以及未来计划使用情况。

 

而在某一个具体的项目中,用户可以很方便的根据计划使用资源库中的资源。并随时查阅在项目进行过程中资源的使用情况,包括资源的计划量,实际使用量,以及相应的成本信息。

系统还提供了“资源趋势图”,让用户以可视化的方式查看资源的变化曲线。

 

本模块可以与您已经购买的Ctrlbox Project进销存系统集成,从而打通项目资源与仓储库存的管理,最终实现组织层面的供应链一体化管理。

 

2.8 项目文档

项目文档模块允许用户在系统中管理项目过程中的各种文档。用户可以将本地的各种格式的文档上传到线上,存储在自定义文件目录中,并在任何可以登录系统设备上下载查阅文档。当然,这些行为都必须经过授权。这种授权可以精确到项目中的任意一名成员。

最重要的是,本模块可以自动汇总用户在任务页面上传的各种任务成果物和文件,并以结构化的文件目录存储和呈现,

本模块还可以与您已经购买的Ctrlbox文档应用集成使用,从而满足组织级的文档和知识管理,为您的团队和组织带来更大价值。

 

2.9 财务

财务管理是Ctrlbox中记录和管理项目预算、费用支出、待收款等项目财务信息的功能模块。并可以根据项目的财务信息,生成项目的财务利润报表等。

本模块支持与您已经购买的Ctrlbox FIN应用或者与其他第三方财务管理软件集成。

 

2.10 统计报告

从项目的各个维度查看、统计项目的整体状况。

 

2.11 Home页

Home页面是Ctrlbox中的信息聚合页面,也被称为“门户”页面。

当您登录Ctrlbox Project后,会在本页面中看到它聚合的来自Project应用中的与您相关的信息,主要包括任务、统计分析等。

当您的公司使用多个Ctrlbox中的应用时,它会聚合您在Ctrlbox各个应用中的信息,从而方便您速览各种信息,并通过这些信息,快速进入各个应用。

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